Faktura pro-forma nie jest dowodem księgowym

W myśl ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, dokonując transakcji sprzedaży zobowiązani są do udokumentowania jej za pomocą faktury. Ponadto, zgodnie z przepisami podatkowymi, brak jest obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże, warto zauważyć, że na żądanie tych nabywców takie dowody przedsiębiorca jest obowiązany wystawić.

Faktury w wielu wariantach
Faktura VAT stanowi dowód księgowy, będący podstawą do obliczenia wysokości podatku, wynikającego z zawartej transakcji. Istnieje wiele wariantów faktur, z którymi niemalże na co dzień mogą spotkać się przedsiębiorcy. Przykładowo są to faktury VAT, faktury VAT marża, czy faktury korygujące,  wystawiane w tradycyjnej papierowej formie, jak również w formie elektronicznej. Szczegółowe uregulowanie kwestii dotyczących formy, jak również szczegółowych zasad i warunków wystawiania tych dokumentów reguluje treść rozporządzenia Ministra Finansów w  sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Jednakże nieco inaczej przedstawia się sprawa faktury pro-forma.

Faktura pro-forma nie stanowi dowodu księgowego
Niekiedy nazwa może być myląca, przykładem tego jest faktura pro-forma, która w przeciwieństwie do innych tego typu dokumentów, nie stanowi dowodu księgowego. Choć polskie przepisy podatkowe nie regulują kwestii związanych z tego typu dokumentami, faktury pro-forma są coraz częściej spotykane w obrocie gospodarczym.
Przede wszystkim faktura pro-forma stanowi swoistego rodzaju potwierdzenie złożenia oferty w rozumieniu kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, o ile określa istotne postanowienia tej umowy. Faktura pro-forma jest chętnie używanym dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji, ponieważ zawiera wszystkie istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy i jego kontrahentów pozycje. W zasadzie niewiele różni się od standardowych faktur VAT, ponieważ zawiera takie informacje, jak dane i adresy stron transakcji, określenie towaru lub usługi, ich charakteru lub ilości oraz ceny netto. Ponadto na fakturze pro forma zwykło się podawać stawkę i kwotę podatku, kwotę brutto oraz termin zapłaty należności. Podatnik powinien pamiętać, że dokument ten powinien zostać oznaczony, jako FAKTURA PRO-FORMA. Na jej podstawie odbiorca takiego dokumentu może zapłacić wystawcy za towar lub usługę. Nie stanowi ona jednak podstawy do zaksięgowania powyższych kwot.

Brak konsekwencji podatkowych
Przedsiębiorca powinien zatem wiedzieć, że wystawienie faktury pro-forma nie powoduje żadnych konsekwencji podatkowych, ani nie wymaga zaksięgowania w odpowiednim rejestrze księgowym. Ponadto nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury na zasadach ogólnych, którą co do zasady, wystawia się najpóźniej do siódmego dnia od dnia dostawy towaru lub wykonania usługi.

Dominik Mędrzycki, księgowy Tax Care
Elżbieta Węcławik, Tax Care