Jak wygląda kontrola z ZUS-u? Jakie uprawnienia posiada kontroler?

W praktyce wizyty inspektora kontroli z ZUS-u mogą się spodziewać przedsiębiorcy zatrudniający pracowników – ZUS generalnie nie wszczyna kontroli u osoby opłacającej składki wyłącznie za siebie. Oczywiście prawdopodobieństwo kontroli jest większe u płatników, którzy mają jakieś zaległości w płatnościach czy popełniają błędy w naliczaniu należności z tytułu składek.

ZUS poinformuje nas o zamiarze wszczęcia kontroli na piśmie. Będzie tam podany numer, pod który trzeba zadzwonić i umówić się indywidualnie z inspektorem. Może on przeprowadzić kontrolę nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (art. 79 ust. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Natomiast jeśli przedsiębiorca tego chce, może zaproponować wcześniejszy termin.

Podczas takiej kontroli pod lupę idą przede wszystkim dokumenty związane ze zgłaszaniem do ubezpieczenia oraz naliczaniem składek za pracowników. W piśmie znajdziemy jednak zawsze opisany zakres kontroli. Do momentu przybycia inspektora zatem możemy skompletować i przygotować niezbędną dokumentację. Pamiętajmy, że ZUS może żądać od nas dokumentów nawet do 5 lat wstecz.

Uprawnienia inspektora

Obok ustalenia terminu kontroli przedsiębiorca musi też umówić się z urzędnikiem co do miejsca, w którym ma się odbyć. Często działalność gospodarcza zarejestrowana jest pod adresem zamieszkania przedsiębiorcy, a wszystkie pracownicze dokumenty znajdują się np. u jego księgowego. Wskazanie odpowiedniego adresu ułatwi i przyspieszy przeprowadzenie czynności kontrolnych. Czego kontrolujący może żądać?

W trakcie kontroli inspektor kontroli ma prawo badać wszelkie księgi i dokumenty finansowo-księgowe, a także inne nośniki informacji z zakresu kontroli. Może też żądać udzielenia informacji przez przedsiębiorcę (płatnika) i pracownika (ubezpieczonego), legitymować osoby czy przesłuchiwać świadków. Spisze również składniki majątku przedsiębiorcy, kiedy istnieją jakieś zaległości w opłatach składek (art. 87 ust. 1 ww. ustawy).

Z kolei kontrolowany musi m.in. odpowiadać na pytania inspektora, udostępniać mu księgi, dokumenty i inne nośniki, o które prosi, robić ich kopie, a druki zagraniczne przedstawiać przetłumaczone na język polski. Urzędnicy mogą zjawić się u przedsiębiorcy wyposażeni we własny laptop i przenośny internet, natomiast zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zobowiązuje kontrolowanego do zapewnienia niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnienia środków łączności.

ZUS musi przestrzegać ustawy o swobodzie działalności

Obowiązkiem urzędnika z ZUS-u natomiast jest przede wszystkim okazanie legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, które powinno zawierać wszystkie szczegóły kontroli. Nie może on wyprosić nikogo z biura i musi współpracować z kontrolowanym – jak czytamy bowiem w art. 89 ust. 4 ww. ustawy, obecny w czasie kontroli płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana, mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Po zakończeniu kontroli, urzędnik musi dostarczyć przedsiębiorcy protokół kontroli. W ciągu 14 dni od daty jego otrzymania można złożyć pisemne zastrzeżenie do jego ustaleń (trzeba jednak mieć i wskazać dowody).

Co do dalszych ograniczeń w kontroli ZUS-owskiej, w dużej mierze nakłada je na ZUS ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Przede wszystkim, jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia (art. 79 ust. 4 ustawy o sdg). Dalej, kontroler przeprowadzając czynności kontrolne musi to robić w sposób sprawny i możliwie niezakłócający prowadzenia biznesu przez kontrolowanego (art. 80b ww. ustawy). Poza tym, ZUS nie ma prawa rozpocząć kontroli, jeśli u płatnika składek trwa właśnie kontrola innego organu.

Warto też pamiętać, że te przepisy nakładają limit trwania kontroli. Mianowicie, w ciągu jednego roku kalendarzowego czas trwania wszystkich kontroli organu u przedsiębiorcy nie może przekraczać w przypadku mikroprzedsiębiorców 12 dni roboczych, a w odniesieniu do małych przedsiębiorców 18 dni roboczych. Czas trwania kontroli liczy się od daty doręczenia upoważnienia i wpisu w książce kontroli do doręczenia protokołu kontroli.

Katarzyna Miazek, Tax Care