E-podatki dla początkujących (poradnik)

Często na samym starcie przedsiębiorcy zaczyna brakować czasu na obsługę własnego biznesu, a im dłuższy staż i większa działalność, tym trudniej. Priorytetem są spraw z kontrahentami, klientami czy dbanie o stałość zamówień i generowanie nowych itd. Gdzie w tak napiętym grafiku znaleźć lukę na wypełnianie formalności, których systematycznie wymaga od podatnika fiskus? Odpowiedzią jest internet.

E-podatki

Każdy przedsiębiorca cyklicznie – co miesiąc lub co kwartał – co do zasady styka się z rozliczeniem jedynie dwóch podatków, tj. podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług (jeśli jest VAT-owcem). O ile w przypadku PIT-u obowiązek zamyka się w przelaniu na konto bankowe urzędu skarbowego zaliczki na PIT (za siebie oraz za pracowników), o tyle okresowe rozliczenie VAT-u jest równoznaczne z przedłożeniem fiskusowi fizycznej deklaracji podatkowej, np. VAT-7, VAT-7K, VAT-UE. Przedsiębiorca może to zrobić przez internet.

Fizyczne rozliczenie PIT-u natomiast, związane z przesłaniem do urzędu skarbowego wypełnionych „druczków”, ma miejsce tylko raz w roku – naturalnie chodzi o termin składania rocznego zeznania podatkowego (m.in. PIT-36, PIT-36L, PIT-37 czy PIT-38), który w tym roku mamy już za sobą. Tutaj również już od kilku lat podatnicy mają możliwość wypełnienia tego obowiązku bez wychodzenia z domu.

Dane autoryzujące niczym elektroniczny podpis

Zgodnie z art. 3b § 1 Ordynacji podatkowej deklaracja przedkładana fiskusowi za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać po pierwsze dane w ustalonym formacie elektronicznym (zawarte we wzorze deklaracji), po drugie jeden podpis elektroniczny.

Najprostszym rodzajem podpisu elektronicznego, którym na dodatek dysponuje każdy podatnik, są tzw. dane autoryzujące. Są to:
- identyfikator podatkowy podatnika (NIP lub PESEL),
- imię i nazwisko,
- data urodzenia oraz
- kwota dochodu osiągniętego przez podatnika w poprzednim roku podatkowym czy też kwota przychodu za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania dokumentu.

Zaletą tego rozwiązania jest jego niski koszt i szybkość, z jaką można danych użyć (czas, jaki na jego zastosowanie jest konieczny, sprowadza się do czasu, jaki należy poświęcić na odnalezienie zeznania z poprzedniego roku). Wadą jest to, że dane autoryzacyjne są akceptowane tylko przy niektórych deklaracjach.

Najpewniejszym i najsilniejszym narzędziem umożliwiającym przesłanie e-deklaracji i rozliczenia e-podatków jest bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem. Aby go zdobyć, należy udać się do jednego z centrum certyfikacyjnego, które za opłatą (kilkaset złotych) wyda nam urządzenie do składania e-podpisu (np. czytnik kart usb i kartę zdrapkę). Podłączając przyrząd do firmowego komputera możemy „zatwierdzać” wirtualne dokumenty.

VAT i PIT na e-formularzach

Elektroniczne deklaracje VAT-owskie oraz roczne zeznania podatkowe składa się wyłącznie przy użyciu płatnego bezpiecznego e-podpisu lub danych autoryzujących, poprzez system e-Deklaracje, który po prawidłowym internetowym złożeniu pisma generuje Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO). Co istotne, jeśli zamierzamy „podpisać” formularz VAT-owski danymi autoryzacyjnymi, musimy zwracać uwagę na jego datę. Przy użyciu tych danych bowiem można podpisywać w przypadku:
- VAT-7, VAT-7K i VAT-7D – deklaracje za okresy rozliczeniowe rozpoczynające się po 31 grudnia 2010 r.,
- VAT-UE, VAT-UEK – informacje podsumowujące i korekty za okresy rozpoczynające się po 30 czerwca 2013 r. oraz
- VAT-27 – informacje podsumowujące i korekty za okresy rozpoczynające się po 30 czerwca 2015 r.

Deklaracje VAT-owskie przysłane przez internet w 2016 r. autoryzuje się kwotą przychodu z jednego, dowolnie wybranego zeznania za 2014 r. Do rocznych PIT-ów należy się zawsze posłużyć dochodem z roku poprzedniego.

W przypadku spółek, które są osobami prawnymi, np. spółki z o.o. czy spółki partnerskiej, deklaracje VAT-owskie wypełnia tylko uprawniona do tego, zgłoszona wcześniej (na druku UPL-1) osoba i tylko przy użyciu płatnego bezpiecznego e-podpisu. Może to być np. prokurent, pracownik firmy czy doradca podatkowy.

Wszystkie dostępne e-deklaracje oraz szczegóły sposobu ich rozliczeń ustawodawca zawarł w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 31 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Poz. 2362).

Sporadyczne deklaracje podatkowe podpisane podpisem bezpłatnym

Istnieje jeszcze trzecie „mobilne” narzędzie, służące podpisywaniu elektronicznych dokumentów i akceptowane przez ustawodawcę, mianowicie tzw. Profil Zaufany. Jest on całkowicie darmowy i działa w powiązaniu z portalem e-PUAP (elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej), za pomocą którego jest z resztą wydawany. Wystarczy założyć konto na e-PUAP-ie i złożyć wniosek o wydanie Profilu Zaufania. Podpis potwierdzony Profilem Zaufanym e-PUAP zawiera datę i czas złożenia podpisu, jest autoryzowany przez użytkownika konta na e-platformie oraz chroniony przez system e-PUAP. Przed wysyłką e-dokumentu dostajemy smsa lub maila z kodem autoryzującym – przepisujemy go do pola formularza na stronie e-PUAP.

Niestety zakres jego stosowania w przypadku zeznań podatkowych jest mocno okrojony. Tak naprawdę sprawdzi się w sporadycznych sytuacjach, tj. przykładowo umożliwia przesłanie deklaracji na podatek od środków transportowych czy informacji w sprawie podatku od nieruchomości. Nie wystarcza on nam jednak, aby rozliczyć VAT i podatek dochodowy.

Katarzyna Miazek, Tax Care