Przedsiębiorcy chcąc zaoszczędzić przy wdrożeniach systemów IT często zapominają o inwestycjach związanych z tworzeniem kopii zapasowych i odzyskiwaniem danych. Jest to jednak oszczędność tylko pozorna. Straty związane z utratą danych potrafią wielokrotnie przewyższyć koszty wdrożenia systemu backupu. Firma Pentacomp przygotowała dla przedsiębiorców listę wskazówek, o których warto pamiętać przy tworzeniu backupu.
System backupu to przede wszystkim mechanizm, który pozwala na tworzenie kopii zapasowych najważniejszych danych, a nawet całych systemów operacyjnych komputerów wraz z danymi, co minimalizuje ryzyko utraty ważnych dokumentów. W przypadku awarii kopie te pozwalają na szybkie odzyskanie plików i oprogramowania, dzięki czemu praca organizacji nie zostaje zakłócona w takim stopniu, jak ma to miejsce w przypadku braku wsparcia takiego systemu. System backupu jest również narzędziem do zabezpieczania danych dzięki ich szyfrowaniu, umożliwia także kompresję plików, czy zdalny monitoring. Elastyczność systemu pozwala na dopasowanie harmonogramu tworzenia kopii zapasowych do specyfiki pracy przedsiębiorstwa, by nie kolidował on z działaniami pracowników i nie obciążał nadmiarowo systemu IT.
Co powinniśmy backupować? Przede wszystkim ważne dokumenty, informacje finansowe, kadrowe, inwentaryzacyjne; listy klientów i kontrahentów, pocztę elektroniczną, wersje instalacyjne programów (pobranych przez internet, a także zakupionych na nośnikach). Przy backupowaniu nie powinniśmy zapomnieć również o programie do wykonywania backupu. Powinniśmy zrobić jego kopię wraz ze wszystkimi dodatkowymi danymi (kody licencji i informacje na temat wykonanych kopii zapasowych).
Systemy backupu pozwalają na kopiowanie i przechowywanie pojedynczych plików, ale również skopiowanie obrazu całego dysku, co w razie poważnej awarii umożliwia szybkie uzyskanie dostępu do wersji dysku z ostatniej kopii zapasowej, np. na nowym komputerze. Wadą tworzenia obrazu całego dysku jest czas tworzenia takiej kopii i jej rozmiary. Dodatkowo skopiowane zostaną również wszelkie błędy i potencjalne wirusy, które zostaną przeniesione na inny komputer. Zdarza się również, że skopiowane oprogramowanie nie będzie kompatybilne z nowszym komputerem. Ponadto kopia dysku sprzed miesiąca czy pół roku pozbawiona będzie aktualizacji stosowanego oprogramowania, szczególnie antywirusowego, które należy jak najszybciej zaktualizować.
Nawet jeśli nie tworzymy obrazu całego dysku, warto posiadać kopie zapasowe całego wykorzystywanego oprogramowania wraz z wprowadzanymi co jakiś czas aktualizacjami. Po to, aby w razie awarii, łatwo przystosować dowolny inny komputer do pracy lub naprawić aplikację uszkodzoną przez złośliwe oprogramowanie.
Firma Pentacomp Systemy Informatyczne S.A. przygotowała listę wskazówek, o których warto pamiętać przy tworzeniu backupu:
1. 1. Kopie należy przechowywać w innym miejscu niż komputer
Nośniki, na których zapisane są kopie zapasowe powinny być przechowywane w innej lokalizacji (najlepiej innym budynku) niż komputer z którego kopia pochodzi, ponieważ w przypadku pożaru czy powodzi mogą zostać uszkodzone lub zniszczone. Podobnie w wypadku kradzieży. Rozwiązaniem dla firm, które potrzebują większej przestrzeni dyskowej może być własny serwer, zlokalizowany w innym budynku lub serwer zewnętrzny z wykorzystaniem backupu internetowego. Jedną z najnowszych technologii jest cloud computing, która również umożliwia tworzenie backupu.
2. 2. Oprogramowanie do backupu należy przetestować
Wielu użytkowników oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych zapomina, że ważnym krokiem po jego wdrożeniu jest wykonanie testu odzyskiwania danych. Może się bowiem okazać, że oprogramowanie działa niewłaściwie i w momencie awarii zostajemy z niczym. Warto też sprawdzać poprawność działania systemu backupu co jakiś czas, aby mieć pewność, że w odpowiednim momencie zadziała właściwie. Do testu wystarczy inny komputer, na którym nie ma danych, które chcemy próbnie odzyskać. Podczas testu należy sprawdzić działanie procedury odzyskiwania danych oraz poprawność zapisu wszystkich plików danych. Błędy wychwycone w czasie testu pozwolą uniknąć ich w sytuacji prawdziwej awarii.
3. 3. Szczególnie ważne pliki przechowuj w dwóch kopiach zapasowych
W przypadku plików o istotnym znaczeniu warto wykonać nie jedną, a dwie kopie, z których co najmniej jedna powinna znajdować się w innej lokalizacji. Dodatkowo warto obie kopie wykonać na dwóch nośnikach różnego typu, bądź przynajmniej dwóch różnych producentów, tak aby uniknąć wad samego nośnika.
4. 4. Kopia powinna być odpowiednio zabezpieczona
Dotyczy to szczególnie backupu wykonywanego przez internet oraz w technologii cloud computing, gdzie dane muszą być w odpowiedni sposób szyfrowane. Istotny jest również odpowiednio mocny sposób uwierzytelniania i ściśle określone uprawnienia dostępu do danych, tak aby nie mogły one trafić w niepowołane ręce. W przypadku backupu tworzonego w mniejszej skali należy pamiętać o właściwym sposobie przechowywania nośników z danymi.
5. 5. Proces backupowania powinien być maksymalnie zautomatyzowany
Ręczne tworzenie kopii bezpieczeństwa jest uciążliwe i sprawdza się jedynie na niewielką skalę. Oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych najczęściej nie wymaga działań ze strony użytkownika poza przeprowadzeniem początkowej konfiguracji. Trzeba jednak stale kontrolować, czy cały proces przebiega poprawnie, a dane są zapisywane właściwie.
Wydatki, z jakimi związany jest backup to przede wszystkim sprzęt, konieczność zakupu nośników, na których będą tworzone kopie bezpieczeństwa lub koszty związane z wynajęciem serwera oraz koszt profesjonalnego oprogramowania. Mogą się one wydawać niepotrzebne, jednak w sytuacji, kiedy utracimy dane, posiadana kopia pozwoli w łatwy i szybki sposób odzyskać je, dzięki czemu przedsiębiorstwo będzie mogło funkcjonować bez zakłócenia ciągłości działania.
