Projekty marketingowe realizuje z reguły kilka osób. Do tego dochodzą podmioty zewnętrzne. Jeśli kluczowe pliki przechowywane są na dysku lokalnym lub na mailu, to trudno o sprawny przepływ informacji między wszystkimi zainteresowanymi. Rozwiązaniem może być wdrożenie specjalnej platformy jak Media Pool firmy BrandMaker, która pozwala zgromadzić wszystkie pliki w jednym miejscu oraz szybko i sprawnie odnaleźć poszukiwany plik w dowolnym formacie. Dostęp do materiałów mają nie tylko pracownicy firmy, ale również współpracujące przy kampanii agencje marketingowe i PR-owe, domy mediowe czy drukarnie. Możliwość nadania określonych uprawnień poszczególnym osobom czyni system zarządzania plikami bezpiecznym i przejrzystym.
Plik nie jedno ma imię
Jednym z najczęstszych grzechów, prowadzących do chaosu w dokumentach, jest przechowywanie wielu wersji tego samego pliku, zamiast tylko jego ostatecznej wersji. Warto od czasu do czasu zrobić porządek w swoich folderach projektowych i na dyskach wspólnych. Ważne jest też wprowadzenie jednolitego systemu nazewnictwa plików w całej firmie, które ułatwi znalezienie właściwego dokumentu.
Nie tylko według projektów
Przechowywanie danych według projektów jest funkcjonalne, ale ma też swoje wady. Warto pomyśleć o dodatkowym sposobie katalogowania plików tak, aby osoby realizujące podobne zadania, mogły skorzystać ze wzorców już istniejących w organizacji, a nie tworzyć wszystko od zera. Rozwiązanie BrandMaker do zarządzania identyfikacją wizualną pozwala łatwo stworzyć bazę najlepszych praktyk i dokumentów dostępnych dla wszystkich pracowników, jak również wybranych podmiotów zewnętrznych.
Nie jeden format
Finalne wersje projektów warto mieć zapisane w najczęściej używanych formatach – tak, aby nie tracić czasu na ich poszukiwanie lub adaptację materiałów. Korzystając z platformy jest to wygodniejsze, gdyż narzędzie Media Pool pozwala na automatyczną konwersję do właściwego formatu.
Komunikacja dwustronna
Współpracując z agencją, warto pamiętać o wzajemnym przekazywaniu sobie materiałów na bieżąco – tak, aby obie strony miały aktualne i obowiązujące wersje. To samo dotyczy wytycznych dotyczących CI. Powinny być dostępne dla wszystkich w wygodny i przejrzysty sposób, jak na platformie do zarządzania identyfikacją wizualną BrandMaker. Jeśli agencja ma przygotować właściwe materiały, najpierw musi otrzymać odpowiednie wytyczne.
Niekończąca się historia
Akceptacja materiałów i niekończące się nanoszenie drobnych poprawek to zmora większości marketingowców i agencji. Aby zaoszczędzić czas sobie i innym, trzeba zacząć od precyzyjnego briefu, a uwagi przekazywać w sposób jasny, konkretny i zbiorczy. Najlepiej zebrać uwagi od wszystkich zainteresowanych i dopiero przekazać je grafikowi lub agencji. To znacznie skraca czas wypracowania wersji finalnej.
Błędne koło
Jeśli w już zaakceptowanym i wykorzystanym materiale wkradł się błąd, trzeba go poprawić. To pozwoli zaoszczędzić czas w przyszłości i uniknąć powtórzenia tego samego błędu.
Rozwiązania typu MRM wspierają działy marketingu w optymalizacji działań, codziennej pracy i minimalizują ilość czasu potrzebnego na wykonanie rutynowych zadań. Przy dobrze wybranym module narzędzi do zarządzania zasobami marketingowymi od BrandMaker dokumenty mogą zostać uporządkowane, ich nazwy ujednolicone, a raz wykorzystane wersje materiałów mediowych skatalogowane. Gdy dokumenty
są uporządkowane i ogólnodostępne, liczba popełnianych błędów spada, a satysfakcja z codziennych obowiązków wzrasta.
